L’utilisation de données et de documents est l’affaire de toutes les entreprises en France. Seulement, dans certains secteurs les besoins en gestion documentaire sont plus fort que d’autres. Pour concevoir des documentations techniques poussées, respectant des standards précis et instaurer une gestion documentaire de qualité, il est nécessaire de recourir à des logiciels d’ingénierie documentaire. Apprenez-en plus sur les secteurs concernés et découvrez les solutions adaptées, comme celles proposées par 4D Concept.
Qu’est-ce que l’ingénierie documentaire ?
L’ingénie documentaire imagine et conçoit des solutions qui permettent de :
● Créer des documentations poussées respectant des normes,
● Centraliser et organiser les données et documents d’une entreprise,
● Favoriser la recherche et la circulation de données,
● Mettre en place des workflow performants et améliorer la productivité des collaborateurs.
Quels secteurs sont concernés ?
De nombreux secteurs sont concernés par l’ingénierie documentaire. Les solutions qu’elles offrent s'adressent notamment à toutes les structures qui doivent concevoir des documentations techniques avancées, comme :
● le domaine de l’aviation,
● de l’automobile,
● le secteur militaire,
● le marketing produit,
● le génie logiciel,
● la machinerie…
En dehors de ces secteurs, d’autres peuvent tirer partie de la structuration et de la gestion documentaire, c’est notamment le cas :
● des entreprises du digital,
● du secteur du journalisme et des médias,
● des entreprises du domaine juridique…
En somme, toute entreprise qui fait face à de nombreuses données et à un flux très important de documents (quels que soient leurs formats et leur nature) peut tirer avantage d’un outil d’ingénierie documentaire.
Les différentes solutions d’ingénierie documentaire
Certaines entreprises ont fait de l’ingénierie documentaire leur spécialité et proposent des solutions dédiées aux entreprises de nombreux secteurs. Parmi elles, 4D Concept est une référence sur le marché. Voici un aperçu des différents types de logiciel proposés.
Les ateliers documentaires
L’atelier documentaire est un outil dédié à la création de documentation technique. Il permet de concevoir des formats tels que des notices d’utilisation, des livrets de maintenance, des guides, des manuels…
Les fonctionnalités intéressantes dans ce genre de logiciel :
● La rédaction guidée,
● La mise en page simplifiée;
● La prise en compte automatique des normes spécifiques (Dita, Ata, S1100…),
● La mise en place de processus de validation automatisée et simples,
● La diffusion rapide des contenus.
Les outils de gestion de contenus tout-en-un
L’ingénierie documentaire permet également d’intégrer des solutions qui permettent de gérer toutes ses actions relatives aux documents et données, en une seule et même interface. On les appelle des ECM pour Enterprise Content Management. Les fonctionnalités proposées sont vastes :
● Création documentaire,
● Hiérarchisation et classement des données et documents,
● Sécurisation des données et respect de la RGPD...
Les solutions éditoriale cross media
Le secteur de la presse et des médias font face à des flux de données particulièrement importants. Il est presque indispensable pour les acteurs de ce domaine de mettre en place un outil performant, comme une solution éditoriale cross media. Elle permet d’archiver les contenus et médias dans un référentiel unique, mais aussi de gagner en productivité en rédigeant, gérant, publiant et diffusant les documents créés depuis un seul outil.
La gestion documentaire standardisée
Enfin, certaines solutions d’ingénierie documentaire sont dédiées à la mise en place d'outils respectant des normes spécifiques, comme la norme S1000D, ATA, Dita… Grâce à un logiciel performant, les entreprises peuvent ainsi créer et gérer leurs documents standardisés en toute simplicité.
Quel que soit votre marché, vous pouvez tirer profit d’une solution d’ingénierie documentaire dès lors que vous faites face à un nombre de données conséquent et à une nécessité d’archiver et de simplifier la création de vos contenus. Pour cela, mieux vaut miser sur des logiciels dédiés proposés par des experts du domaine, comme 4D Concept.